R2007-034 2007-03-05 RESOLUTION NO. R2007-34
A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF PEARLAND,
TEXAS, AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HIS DESIGNEE TO
ENTER INTO AN ELECTION SERVICES AGREEMENT WITH BRAZORIA
COUNTY
BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF PEARLAND, TEXAS.
Section 1 That certain election services agreement by and between the City of
Pearland and Brazoria County, a copy of which is attached hereto as Exhibit"A"and made
a part hereof for all purposes, is hereby authorized and approved
Section 2. That the City Manager or his designee is hereby authorized to execute
and the City Secretary to attest an election services agreement with Brazoria County
PASSED, APPROVED and ADOPTED this the 5th day of March, A.D , 2007
c:=11-11 ra..37
TOM REID
MAYOR
ATTEST
UN N T
ITY SECRETARY
APPROVED AS TO FORM
DARRIN M COKER
CITY ATTORNEY
R2007-34
1 File No. 07-0017
THE STATE OF TEXAS
COUNTY OF BRAZORIA
JOINT ELECTION AGREEMENT AND CONTRACT FOR ELECTION SERVICES
THIS CONTRACT by and between THE CITY OF PEARLAND, acting by and through the
governing body, hereinafter referred to as "Political Subdivision", and Joyce Hudman, County Clerk
of Brazoria County, Texas, hereinafter referred to as "County Clerk", and by authority of section
31 092(a), Texas Election Code, for the conduct and supervision of the Political Subdivision's
election to be held on May 12, 2007
RECITALS
Political Subdivision is holding an election at the expense of THE CITY OF PEARLAND on
May 12, 2007
The County owns an electronic voting system, the Hart InterCivic eSlate Voting System
(Version 3 3), which has been duly approved by the Secretary of State pursuant to Texas Election
Code Chapter 122 as amended, and is compliant with the accessibility requirements set forth by
Texas Election Code Section 61 012 Political Subdivision desires to use the County's electronic
voting system and to compensate the County for such use and to share in certain other expenses
connected with joint elections in accordance with the applicable provisions of Chapters 31 and 271
of the Texas Election Code, as amended
NOW THEREFORE, in consideration of the mutual covenants, agreements, and benefits to
the parties, IT IS AGREED as follows
I ADMINISTRATION
The parties agree to hold a "Joint Election" in accordance with Chapter 271 of the Texas
Election Code and this agreement. The County Clerk of Brazoria County shall coordinate,
supervise, and handle all aspects of administering the Joint Election as provided in this agreement.
Political Subdivision agrees to pay Brazoria County for equipment, supplies, services, and
administrative costs as provided in this agreement. The County Clerk shall serve as the
administrator for the Joint Election, however, the Political Subdivision shall remain responsible for
the decisions and actions of its officers necessary for the lawful conduct of its election The County
Clerk shall provide advisory services in connection with decisions to be made and actions to be
taken by the officers of the Political Subdivision
It is understood that other political subdivisions may wish to participate in the use of the
County's electronic voting system and polling places, and it is agreed that Brazoria County and the
County Clerk may enter into other joint election agreements and contracts for election services for
those purposes on terms and conditions generally similar to those set forth in this contract. Political
Subdivision agrees that Brazoria County may enter into joint election agreements with other
political subdivisions that may have territory located partially or wholly within the boundaries of
Political Subdivision, and in such case all parties sharing common territory shall share a joint ballot
1
on the county's electronic voting system at the applicable polling places In such cases, costs shall
be divided among the participants
At each polling location, joint participants shall share voting equipment and supplies to the
extent possible The participating partids shall share a mutual ballot in those precincts where
jurisdictions overlap However, in no instance shall a voter be permitted to receive a ballot
containing an office or proposition stating a measure on which the voter is ineligible to vote
Multiple ballot styles shall be available in those shared polling places where jurisdictions do not
overlap
II LEGAL DOCUMENTS
Political Subdivision shall be responsible for the preparation, adoption, and publication of all
required election orders, resolutions, notices, and any other pertinent documents required by the
Texas Election Code and/or Political Subdivision's governing body, charter, or ordinances With
reference to publications, the "County Clerk" will publish the "Notice of Test of Automatic
Tabulating Equipment", but the "Political Subdivision" will publish the "Notice of Election "
Preparation of the necessary materials for notices and the official ballot shall be the
responsibility of each participating authority, including translation to languages other than English
Each participating authority shall provide a copy of their respective election orders and notices to
the County Clerk's Election Department. The County Clerk's Election Department, with the
assistance of the Civil District Attorney's Office, shall prepare a submission to the United States
Department of Justice for preclearance of the joint election procedures and polling places, pursuant
to the Voting Rights Act of 1965, as amended This submission to the Department of Justice shall
be made on behalf of all political subdivisions participating in joint elections on May 12, 2007
Each Political Subdivision shall provide necessary documentation for preclearance
III VOTING LOCATIONS
The County Clerk's Election Department shall select and arrange for the use of and
payment for all election day voting locations. Voting locations will be, whenever possible, the usual
voting location for election precincts in elections conducted by the County The proposed voting
locations are listed in Attachment A of this agreement. In the event a voting location is not
available, the County Clerk's Election Department will arrange for use of an alternate location with
the approval of the Political Subdivision The Elections Department shall notify the Political
Subdivision of any changes from the locations listed in Attachment A.
If polling places for the May 12, 2007 joint election are different from the polling place(s)
used by Political Subdivision in it's most recent election, Political Subdivision agrees to post a
notice no later than May 11, 2007at the entrance to any previous polling places in the jurisdiction
stating that the polling location has changed and stating the political subdivision's polling place
names and addresses in effect for the May 12, 2007 election
2
IV ELECTION JUDGES, CLERKS, AND OTHER ELECTION PERSONNEL
Brazoria County shall be responsible for the appointment of the presiding judge and
alternate judge for each polling location in accordance with Chapter 32 of the Texas Election Code
The County Clerk shall make emergency appointments of election officials if necessary
Upon request by the County Clerk, Political Subdivision agrees to assist in recruiting polling place
officials who are bilingual (fluent in both English and Spanish)
The County Clerk's Election Department shall notify all election judges of the eligibility
requirements of Subchapter C of Chapter 32 of the Texas Election Code, and will take the
necessary steps to insure that all election judges appointed for the Joint Election are eligible to
serve
The County Clerk shall arrange for the training and compensation of all election judges and
clerks The County Clerk's Election Department shall arrange for the date, time, and place for
presiding election judges to pick up their election supplies. Each presiding election judge will be
sent a letter from the County Clerk's Election Department notifying him of his appointment, the time
and location of training and distribution of election supplies, and the number of election clerks that
the presiding judge may appoint.
Each election judge will receive compensation at an hourly rates of$12 00 Each election
clerk will receive compensation at an hourly rate of$8 00 The election judge will receive an
additional sum of$25 00 for picking up the election supplies prior to election day and for returning
the supplies and equipment to the central counting station after the polls close All judges and
clerks who attend training will receive $30 00 as compensation for same
It is agreed by all parties that at all times and for all purposes hereunder, all election judges,
clerks, and all other personnel involved in this election are independent contractors and are not
employees or agents of the County or Political Subdivision No statement contained in this
Agreement shall be construed so as to find any judge, clerk, or any other election personnel an
employee or agent of the County or Political Subdivision, and no election personnel shall be
entitled to the rights, privileges, or benefits of County or Political Subdivision employees except as
otherwise stated herein, nor shall any election personnel hold himself out as an employee or agent
of the County or Political Subdivision, unless considered a county employee as determined by the
Brazoria County Human Resources Department.
V PREPARATION OF SUPPLIES AND VOTING EQUIPMENT
The County Clerk's Election Department shall arrange for all election supplies and voting
equipment including, but not limited to official ballots, sample ballots, voter registration lists, and all
forms, signs and other materials used by the election judges at the voting locations At each polling
location, joint participants shall share voting equipment and supplies to the extent possible The
participating parties shall share a mutual ballot in those precincts where jurisdictions overlap
However, in no instance shall a voter be permitted to receive a ballot containing an office or
proposition stating a measure on which the voter is ineligible to vote Multiple ballot styles shall be
available in those shared polling places where jurisdictions do not overlap The County Clerk's
Election Department shall provide the necessary voter registration information, instructions, and
other information needed to enable the election judges in the voting locations that have more than
3
one ballot style to conduct a proper election If special maps or related documents are needed for
a particular Political Subdivision, the County Clerk's Election Department will order the maps and
pass that charge on to that particular Political Subdivision
Political Subdivision shall furnish the County Clerk a list of candidates and/or propositions
showing the order and the exact manner in which the candidate names and/or proposition(s) are to
appear on the official ballot (including titles and text in each language in which the authority's ballot
is to be printed) This list shall be delivered to the Elections Department as soon as possible after
ballot positions have been determined by each of the participating authorities Each participating
authority shall be responsible for proofreading and approving the ballot insofar as it pertains to that
authority's candidates and/or propositions
VI EARLY VOTING
The participating authorities agree to conduct joint early voting and to appoint the County Clerk as
the Early Voting Clerk in accordance with Sections 31 097 and 271 006 of the Texas Election
Code Political Subdivision agrees to appoint the County Clerk's permanent county employees as
deputy early voting clerks. The participating authorities further agree that each Early Voting
Location will have an "Officer in Charge" that will receive compensation at an hourly rate of$12 00
The clerks at each location will receive compensation at an hourly rate of$8 00 Early Voting by
personal appearance will be held at the locations, dates, and times listed in Attachment "B" of this
document. Any qualified voter of the Joint Election may vote early by personal appearance at any
one of the joint early voting locations
As Early Voting Clerk, the County Clerk shall receive applications for early voting ballots to
be voted by mail in accordance with Chapters 31 and 86 of the Texas Election Code Any requests
for early voting ballots to be voted by mail received by the Political Subdivision shall be forwarded
immediately by fax or courier to the County Clerk's Election Department for processing If faxed,
the original should be forwarded to the County Clerk's Election Department.
The County Clerk's Election Department shall, upon request, provide the Political
Subdivision and/or the general public with a copy of the early voting report, as well as a cumulative
final early voting report following the election
VII EARLY VOTING BALLOT BOARD
Brazoria County shall appoint an Early Voting Ballot Board (EVBB) to process early voting
results from the Joint Election The Presiding Judge, with the assistance of the County Clerk's
Election Department, shall appoint two or more additional members to constitute the EVBB The
County Clerk's Election Department shall determine the number of EVBB members required to
efficiently process the early voting ballots.
VIII CENTRAL COUNTING STATION AND ELECTION RETURNS
The County Clerk shall be responsible for establishing and operating the central counting
station to receive and tabulate the voted ballots in accordance with the provisions of the Texas
Election Code and of this agreement.
4
The participating authorities hereby, in accordance with Section 127 002, 127 003, and
127 005 of the Texas Election Code, appoint the following central counting station officials.
Counting Station Manager Gina Anderson
Alternate Counting Station Manager Brandy Pena
Tabulation Supervisor Janice Evans
Alternate Tabulation Supervisor Susan Cloudt
Presiding Judge Murphy Rankin
Alternate Presiding Judge Patricia DeVille
The County Clerk's Election Department will prepare the unofficial canvass reports after all
precincts have been counted, and will deliver a copy of the unofficial canvass to the Political
Subdivision as soon as possible after all returns have been.tabulated All participating authorities
shall be responsible for the official canvass of their respective elections.
The County Clerk's Election Department shall be responsible for conducting the post-
election manual recount required by Section 127.201 of the Texas Election Code unless a waiver is
granted by the Secretary of State Notification and copies of the recount, if waiver is denied, will be
provided to each participating authority and the Secretary of State's Office
IX. ELECTION EXPENSES AND ALLOCATION OF COSTS
The participating authorities agree to share the costs of administering the Joint Election
Allocation of costs, unless specifically stated otherwise, is mutually agreed to be shared according
to a formula which is based on the cost per polling place Costs for polling places shared by all
Political Subdivisions, and shall be divided equally among the participants utilizing that polling
place
It is agreed that the normal rental rate charged for the County's voting equipment used on
election day shall be divided equally among the participants utilizing each polling location
Costs for Early Voting by Personal Appearance will be divided by all Political Subdivisions as
follows. Total cost of all 10 locations will be divided by all Political Subdivisions holding elections
on May 12, 2007 Cost will be based on registered voters
X. WITHDRAWAL FROM CONTRACT DUE TO CANCELLATION OF ELECTION
Political Subdivision may withdraw from this agreement and the Joint Election should it
cancel its election in accordance with Sections 2 051 - 2 053 of the Texas Election Code, or should
it be later ruled that the election is not needed Political Subdivision is fully liable for any expenses
incurred by Brazoria County on behalf of Political Subdivision Any monies deposited with the
county by the withdrawing authority shall be refunded, minus the aforementioned expenses.
5
XI RECORDS OF THE ELECTION
The County Clerk is hereby appointed general custodian of the voted ballots and all records
of the Joint Election as authorized by Section 271 010 of the Texas Election Code
Access to the election records shall be available to each participating authority as well as to
the public in accordance with applicable provisions of the Texas Election Code and the Texas
Public Information Act. The election records shall be stored at the offices of the County Clerk or at
an alternate facility used for storage of county records. The County Clerk's Election Department
shall ensure that the records are maintained in an orderly manner so that the records are clearly
identifiable and retrievable
Records of the election shall be retained and disposed of in accordance with the provisions
of Section 66 058 of the Texas Election Code If records of the election are involved in any pending
election contest, investigation, litigation, or open records request, the County Clerk shall maintain
the records until final resolution or until final judgment, whichever is applicable It is the
responsibility of each participating authority to bring to the attention of the County Clerk any notice
of pending election contest, investigation, litigation or open records request which may be filed
with the participating authority
XII RECOUNTS
A recount may be obtained as provided by Title 13 of the Texas Election Code Political
Subdivision agrees that any recount shall take place at the offices of the County Clerk, and that the
County Clerk shall serve as Recount Supervisor and the Political Subdivision's official or employee
who performs the duties of a secretary under the Texas Election Code shall serve as Recount
Coordinator
The County Clerk's Election Department agrees to provide advisory services to the District
as necessary to conduct a proper recount, and cost of the recount depends on the size of the
election and number of precincts to be recounted
XIII MISCELLANEOUS PROVISIONS
1 It is understood that to the extent space is available, other districts and political
subdivisions may wish to participate in the use of the County's election equipment and polling
places, and it is agreed that the County Clerk may contract with such other districts or political
subdivisions for such purposes and that in such event there may be an adjustment of the pro-rata
share to be paid to the County by the participating authorities.
2 The County clerk shall file copies of this document with the Brazoria County Treasurer
and the Brazoria County Auditor in accordance with Section 31 099 of the Texas Election Code
3 In the event that legal action is filed contesting Political Subdivision's election under Title
14 of the Texas Election Code, Political Subdivision shall choose and provide, at its own expense,
legal counsel for the County, the County Clerk, and additional election personnel as necessary
6
4 Nothing in this contract prevents any party from taking appropriate legal action against
any other party and/or other election personnel for a breach of this contract or a violation of the
Texas Election Code
5 The parties agree that under the Constitution and laws of the State of Texas, neither
Brazoria County nor Political Subdivision can enter into an agreement whereby either party agrees
to indemnify or hold harmless another party; therefore, all references of any kind, if any, to
indemnifying or holding or saving harmless for any reason are hereby deleted
6 This agreement shall be construed under and in accordance with the laws of the State of
Texas, and all obligations of the parties created hereunder are performable in Brazoria County,
Texas
7 In the event of one of more of the provisions contained in this Agreement shall for any
reason be held to be invalid, illegal, or unenforceable in any respect, such invalidity, illegality, or
unenforceability shall not affect any other provision hereof and this agreement shall be construed
as if such invalid, illegal, or unenforceable provision had never been contained herein
8 All parties shall comply with all applicable laws, ordinances, and codes of the State of
Texas, all local governments, and any other entities with local jurisdiction
9 The waiver by any party of a breach of any provision of this agreement shall not operate
as or be construed as a waiver of any subsequent breach
10 Any amendments of this agreement shall be of no effect unless in writing and signed by
all parties hereto
XIV COST ESTIMATES AND DEPOSIT OF FUNDS
It is estimated that Political Subdivision's obligation under the terms of this agreement shall
be $8,281,27 Political Subdivision agrees to pay to Brazoria County a deposit of$4,140 63, which
is approximately fifty (50) percent of the total estimated obligation of Political Subdivision to the
County under this agreement. This deposit shall be paid to Brazoria County within 10 days after the
final candidate filing deadline The final candidate filing deadline is March 12, 2007 Therefore,
deposit is due by March 22, 2007 The exact amount of the Political Subdivision's
obligation under the terms of this agreement shall be calculated after the May 12, 2007 election
and if the amount of the Political Subdivision's obligation exceeds the amount deposited, the
Political Subdivision shall pay to Brazoria County the balance due within thirty (30) days after
receipt of the final invoice from the County Clerk's Election Department. However, if the amount of
the Political Subdivision's obligation is less than the amount deposited, Brazoria County shall
refund to the Political Subdivision the excess amount paid within thirty (30) days after final costs
are calculated
IN TESTIMONY HEREOF, this agreement, its multiple originals all of equal force, has been
executed on behalf of the parties hereto as follows, to-wit:
(1) It has on the a:1 day of \i"'a , 2007 been executed on behalf of Brazoria
County by the County Clerk pursuant to the Texas Election Code so authorizing,
7
(2) It has on the 5th day of March, 2007 been executed on behalf of the Political
Subdivision by its Presiding Officer or authorized representative, pursuant to an action of the
Political Subdivision so authorizing,
BRAZORIA COUNTY
By
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8
NUM. DE RESOLUCION R2007-34
UNA RESOLUCION DEL CONSEJO DE CIUDAD DE LA CIUDAD DE PEARLAND,
TEJAS, AUTORIZANDO EL ENCARGADO DE LA CIUDAD 0 SU DESIGNEE PARA
ENTRAR EN UN ACUERDO DE SERVICIOS DE LA ELECCION CON EL CONDADO
DE BRAZORIA.
SEA RESUELTO POR EL CONSEJO DE CIUDAD DE LA CIUDAD DE PEARLAND,
TEJAS
Seccion 1 Ese cierto acuerdo de servicios de Ia elecciOn por y entre Ia ciudad
de Pearland y el condado de Brazoria, una copia de los cuales se une a esto como
objeto expuesto "A" e hizo una pieza de esto para todos los propOsitos, se autoriza y
se aprueba por este medio
Seccion 2. Que autorizan al encargado de Ia ciudad o su encargado por este
medio a ejecutarse y Ia secretaria de Ia ciudad para atestiguar un acuerdo de servicios
de Ia eleccion con el condado de Brazoria.
PASADO, APROBADO y ADOPTADO esto el dia del 5 de Marzo, A.D , 2007
_,)/Nt/ eJ?gct
TOM REID
ALCALDE
ATESTIGUE
4,
UNG/4- IN5!T
6' CR ARIA D�LA IUDAD
APROBADO EN CUANTO A FORMA.
w V
DARRIN M COKER
ABOGADO DE LA CIUDAD
R2007-34
File No. 07-0017
EL ESTADO DE TEJAS
CONDADO DE BRAZORIA
ACUERDO Y CONTRATO COMUNES DE LA ELECCION PARA LOS SERVICIOS
DE LA ELECCION
ESTE CONTRATO por y entre LA CIUDAD DE PEARLAND, actuando por y a travos del
cuerpo que gobierna, mas abajo designado Ia "subdivisiOn politica", y Joyce Hudman, vendedor de
condado del condado de Brazoria, Tejas, mas abajo designado "vendedor de condado", y por Ia
autoridad de la seccion 31 092 (a), del cOdigo de Ia elecciOn de Tejas, para Ia conducta y Ia
supervision de Ia elecciOn de Ia subdivision politica que se sostendra el 12 de mayo de 2007
DECRETOS
La subdivisiOn politica esta celebrando una elecciOn a expensas DE LA CIUDAD DE
PEARLAND el 12 de mayo de 2007
El condado posee un sistema de votaciOn electrOnico, el sistema de votaciOn del eSlate de
InterCivic del ciervo (version 3 3), que debido ha sido aprobada por Ia secretaria del estado
conforme al capitulo 122 del cOdigo de Ia elecciOn de Tejas segun Ia enmienda prevista, y es
obediente con los requisitos de Ia accesibilidad dispuestos por Ia seccion 61 012 del codigo de Ia
elecciOn de Tejas. La subdivision politica desea utilizar el sistema de votaciOn electrOnico del
condado y compensar el condado para tal uso y compartirlo en ciertos otros costos
conectado con elecciones comunes de acuerdo con las provisiones aplicables de los capitulos 31
y 271 del cOdigo de Ia elecciOn de Tejas, segun la enmienda prevista
AHORA POR LO TANTO, en Ia consideraciOn de los convenios, de los acuerdos, y de las
ventajas mutuos a los partidos, SE CONVIENE como sigue
I ADMINISTRACION
Los partidos acuerdan celebrar una "eleccion comun" de acuerdo con el capitulo 271 del
cOdigo de Ia elecciOn de Tejas y de este acuerdo El vendedor de condado del condado de
Brazoria coordinara, supervisara, y manejara todos los aspectos de administrar Ia elecciOn comun
en Ia manera prevista en este acuerdo La subdivisiOn politica acuerda pagar el condado de
Brazoria el equipo, las fuentes, los servicios, y los costes administrativos en la manera prevista en
este acuerdo El vendedor de condado servira como el administrador para Ia elecciOn comun, sin
embargo, Ia subdivision politica seguira siendo responsable de las decisiones y de las acciones de
sus oficiales necesarios para Ia conducta legal de su eleccion El vendedor de condado
proporcionara servicios consultivos con respecto a las decisiones que se haran y a las acciones
que se tomaran por los oficiales de Ia subdivision politica
Se entiende que otras subdivisiones politicas pueden desear participar en el uso de los
lugares de votaciOn electronicos del sistema y de Ia interrogacion del condado, y se conviene que
el condado de Brazoria y el vendedor de condado pueden entrar en otros acuerdos comunes de Ia
1
elecciOn y los contratos para los servicios de la elecciOn para esos propOsitos en los terminos y las
condiciones generalmente similares a esos disponen en este contrato La subdivision politica
conviene que el condado de Brazoria puede entrar en acuerdos comunes de Ia elecciOn con otras
subdivisiones politicas que puedan tener territorio establecido parcialmente o enteramente dentro
de los limites de Ia subdivision politica, y en tal caso todos los partidos que comparten el territorio
comun compartiran una balota comun en el sistema de votacion electronico del condado en los
lugares aplicables de la interrogaciOn En tales casos, los costes seran divididos entre los
participantes
En cada localizaciOn de Ia interrogaciOn, los participantes comunes compartiran el equipo y
fuentes de votaciOn al grado posible Los partidos que participan compartiran una balota mutua en
esos recintos en donde las jurisdicciones se traslapan Sin embargo, en ningun caso permitiran a
un votante para recibir una balota que contiene una oficina o para proponer Ia indicaciOn de una
medida en la cual el votante sea inelegible votar Los estilos multiples de Ia balota estaran
disponibles en esos lugares compartidos de Ia interrogaciOn en donde las jurisdicciones no se
traslapan
II DOCUMENTOS JURIDICOS
La subdivisiOn politica sera responsable de la preparacion, de Ia adopciOn, y de la
publicaciOn de todas las Ordenes requeridas de Ia elecciOn, de las resoluciones, de los avisos, y de
cualquier otro documento pertinente requerido por el cuerpo que gobierna del codigo de Ia
elecciOn de Tejas y/o de la subdivision politica, la carta, o las ordenanzas. Referente a
publicaciones, el "vendedor de condado" publicara el "aviso de la prueba del equipo de tabulaciOn
automatico", pero Ia "subdivision politica" publicara el "aviso de la elecciOn "
La preparacion de los materiales necesarios para los avisos y de Ia balota oficial sera Ia
responsabilidad de cada autoridad que participa, incluyendo Ia traduccion a las idiomas con
excepciOn de ingles Cada autoridad que participa proporcionara una copia de sus ordenes y
avisos respectivos de Ia elecciOn al departamento de Ia elecciOn del vendedor de condado El
departamento de la elecciOn del vendedor de condado, con la ayuda de la oficina civil del abogado
de districto, preparara una sumision al Ministerio de Justicia de Estados Unidos para el
preclearance de los procedimientos de la elecciOn y de los lugares comunes de la interrogacion,
conforme al acto de los derechos al voto de 1965, segun la enmienda prevista Esta sumisiOn al
Ministerio de Justicia sera hecha a nombre de todas las subdivisiones-politicas que participa en
elecciones comunes el 12 de mayo de 2007 Cada subdivision politica proporcionara Ia
documentaciOn necesaria para el preclearance
III LOCALIZACIONES DE VOTACION
El departamento de la elecciOn del vendedor de condado seleccionara y arreglara para el
uso de y el pago para todas las localizaciones de votaciOn del dia de elecciOn Las localizaciones
de votaciOn seran, siempre que sea posible, Ia localizaciOn de votaciOn generalmente para los
recintos de Ia elecciOn en las elecciones conducidas por el condado Las localizaciones de
votacion propuestas se enumeran en el accesorio A de este acuerdo En el acontecimiento que
una localizacion de votaciOn no esta disponible, el departamento de la eleccion del vendedor de
condado arreglara para el uso de una localizaciOn alterna con la aprobaciOn de la subdivisiOn
2
politica El departamento de las elecciones notificara Ia subdivisiOn politica de cualquier cambio de
las localizaciones enumeradas en el accesorio A.
Si los lugares de Ia interrogaciOn para el 12 de mayo de 2007 que Ia elecciOn comian es
diferente de los lugares de Ia interrogaciOn usados por Ia subdivisiOn politica en el son Ia mayoria
de la elecciOn reciente, la subdivisiOn politica acuerda fijar un aviso no mas adelante que 11 de
mayo de 2007 en Ia entrada a cualquieres lugares anteriores de Ia interrogaciOn en Ia jurisdicciOn
que indica que la localizaciOn de Ia interrogacion ha cambiado e indicando los topOnimos y las
direcciones de Ia interrogaciOn de Ia subdivisiOn politica en efecto para Ia elecciOn del 12 de mayo
de 2007
IV LOS JUECES DE LA ELECCION, LOS VENDEDORES, Y EL OTRO PERSONAL DE LA
ELECCION
El condado de Brazoria sera responsable de Ia cita del juez de presidencia y del juez
alterno para cada localizaciOn de Ia interrogaciOn de acuerdo con el capitulo 32 del cOdigo de la
eleccion de Tejas El vendedor de condado concertara citas de la emergencia de funcionarios de
Ia elecciOn en caso de necesidad
A peticion por el vendedor de condado, la subdivisiOn politica conviene Ia ayuda en lugar de
reclutamiento de la interrogaciOn
funcionarios que son bilingues (fluido en ingles y espanol)
El departamento de Ia elecciOn del vendedor de condado notificara a todos los jueces de Ia
elecciOn de los requisitos de Ia elegibilidad del Subchapter C del capitulo 32 del cOdigo de la
elecciOn de Tejas, y tomara las medidas necesarias para asegurar que todos los jueces de Ia
elecciOn designados para Ia eleccion comun son elegibles servir
El vendedor de condado arreglara para el entrenamiento y Ia remuneracion de todos los
jueces y vendedores de Ia eleccion El departamento de la eleccion del vendedor de condado
arreglara para Ia fecha, Ia epoca, y el lugar para que los jueces de presidencia de Ia eleccion
tomen sus fuentes de la elecciOn Enviaran cada juez de presidencia de Ia eleccion una letra del
departamento de la eleccion del vendedor de condado que to notifica de su cita, Ia epoca y la
localizacion del entrenamiento y distribuciOn de las fuentes de Ia elecciOn, y el numero de los
vendedores de la elecciOn a que el juez de presidencia puede designar
Cada juez de Ia elecciOn recibira Ia remuneraciOn en los precios por hora de $12 00 Cada
vendedor de la eleccion recibira Ia remuneraciOn en un precio por hora de $8 00 El juez de la
eleccion recibira una suma adicional de $25 00 para escoger encima de las fuentes de Ia elecciOn
antes de dia de eleccion y para volver las fuentes y el equipo a la estaciOn de cuenta central
despues de que las encuestas se cierren Todos los jueces y vendedores que atienden al
entrenamiento recibiran $30 00 como remuneraciOn para iguales.
3
Es convenida por todos los partidos que siempre y para todos los propositos abajo, todos
los jueces de la eleccion, los vendedores, y el resto del personal implicado en esta elecciOn sean
contratistas independientes y no sean empleados o agentes del condado o de la subdivision
politica No se interpretara ninguna declaraciOn contenida en este acuerdo para encontrar a
cualquier juez, den derecho el vendedor, o cualquier otro personal de la eleccion un empleado o
un agente del condado o la subdivision politica, y ningun personal de la elecciOn a las derechas,
privilegios, o las ventajas del condado o de los empleados politicos de la subdivisiOn a menos que
segun to indicado de otra manera adjunto, ni cualquier personal de la eleccion se sostengan hacia
fuera como un empleado o agente del condado o de la subdivisiOn politica, a menos que esten
consideradas un empleado del condado segun to determinado por el departamento de los
recursos humanos del condado de Brazoria.
V PREPARACION de FUENTES Y del EQUIPO de VOTACION
El departamento de la elecciOn del vendedor de condado arreglara para todas las fuentes
de Ia elecciOn y equipo de votaciOn incluyendo, pero no limitado a las balotas oficiales, las balotas
de Ia muestra, las listas del registro del votante, y todas las formas, las muestras y otros
materiales usados por los jueces de la eleccion en las localizaciones de votacion En cada
localizaciOn de la interrogaciOn, los participantes comunes compartiran el equipo y fuentes de
votaciOn al grado posible Los partidos que participan compartiran una balota mutua en esos
recintos en donde las jurisdicciones se traslapan
Sin embargo, en ningun caso permitiran a un votante para recibir una balota que contiene una
oficina o para proponer la indicaciOn de una medida en la cual el votante sea inelegible votar Los
estilos multiples de la balota estaran disponibles en esos lugares compartidos de la interrogaciOn
en donde las jurisdicciones no se traslapan El departamento de la eleccion del vendedor de
condado proporcionara Ia informaciOn necesaria del registro del votante, las instrucciones, y Ia otra
informaciOn necesitada para permitir a los jueces de Ia elecciOn en las localizaciones de votaciOn
que tienen mas de un estilo de la balota para conducir una elecciOn apropiada Si los mapas
especiales o los documentos relacionados son necesarios para una subdivisiOn politica particular,
el departamento de la eleccion del vendedor de condado pedira los mapas y pasara que carga
encendido a esa subdivisiOn politica particular
La subdivisiOn politica equipara a vendedor de condado una lista de candidatos y/o los
asuntos que demuestran la orden y la manera exacta en las cuales los nombres y/o los asuntos
del candidato son aparecer en Ia balota oficial (titulos incluyendo y texto en cada lengua en Ia cual
Ia balota de Ia autoridad debe ser impresa) Esta lista sera entregada al departamento de las
elecciones cuanto antes despues de que las posiciones de la balota hayan sido determinadas por
cada uno de las autoridades que participaban Cada autoridad que participa sera responsable de
corregir y de aprobar la balota en cuanto pertenece a los candidatos y/o a los asuntos de esa
autoridad
VI VOTACION TEMPRANA
Las autoridades que participan acuerdan conducir el empalme que vota temprano y designar al
vendedor de condado como el vendedor de votaciOn temprano de acuerdo con las secciones
31 097 y 271 006 del cOdigo de Ia elecciOn de Tejas La subdivisiOn politica acuerda designar a los
empleados permanentes del condado del vendedor de condado como diputado que vota temprano
4
a vendedores Las autoridades que participan convienen mas lejos que cada localizacion de
votaciOn temprana tendra un "oficial responsable" que reciba la remuneraciOn en un precio por
hora de $12 00 Los vendedores en cada localizacion recibiran Ia remuneracion en un precio por
hora de $8 00 Temprano la votaciOn por aspecto personal sera celebrada en las localizaciones,
las fechas, y los tiempos enumerados en el accesorio "B" de este documento Cualquier votante
cualificado de la eleccion comun puede votar temprano por aspecto personal a la una del
empalme que vota temprano localizaciones
Como vendedor de votaciOn temprano, el vendedor de condado recibira los usos para que
las balotas de votacion tempranas sean votadas por correo de acuerdo con los capitulos 31 y 86
del cOdigo de la eleccion de Tejas. Cualquier pedido balotas de votaciOn tempranas de ser votado
por correo recibio por la subdivisiOn politica sera remitido inmediatamente por fax o mensajero al
departamento de la elecciOn del vendedor de condado para procesar Si esta enviada por telefax,
la original se debe remitir al departamento de la elecciOn del vendedor de condado
El departamento de Ia eleccion del vendedor de condado, proveera a peticiOn de la
subdivisiOn politica y/o del publico en general una copia del informe de votaciOn temprano, tan
bien como un final acumulativo votando temprano el informe que sigue la elecciOn
VII TABLERO DE VOTACION TEMPRANO DE LA BALOTA
El condado de Brazoria designara un tablero de votaciOn temprano de la balota (EVBB) al
proceso que vota temprano resultados de la eleccion comun El juez de presidencia, con la ayuda
del departamento de la eleccion del vendedor de condado, designara miembros dos o mas
adicionales para constituir el EVBB El departamento de la elecciOn del vendedor de condado
determinara el numero de los miembros de EVBB requeridos procesar eficientemente las balotas
de votaciOn tempranas.
VIII VUELTAS DE CUENTA CENTRALES DE LA ESTACION Y DE LA ELECCION
El vendedor de condado sera responsable de establecer y de funcionar la estacion de
cuenta central para recibir y para tabular las balotas votadas de acuerdo con las provisiones del
codigo de la elecciOn de Tejas y de este acuerdo
Las autoridades que participan por este medio, de acuerdo con la seccion 127 002,
127 003, y 127 005 del codigo de la eleccion de Tejas, designan la central siguiente que cuenta a
funcionarios de la estacion
Cuenta del encargado de la estacion Gina Anderson
Encargado de cuenta alterno de la estacion Brandy Pena
Supervisor de la tabulaciOn Janice Evans
Supervisor alterno de la tabulaciOn Susan Cloudt
Juez de presidencia Murphy Rankin
Juez de presidencia alterno Patricia DeVille
El departamento de la eleccion del vendedor de condado preparara los informes oficiosos
del sondeo despues de que se hayan contado todos los recintos, y entregara una copia del
sondeo oficioso a la subdivision politica cuanto antes despues de que se hayan tabulado todas las
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vueltas. Todas las autoridades que participan seran responsables del sondeo oficial de sus
elecciones respectivas
El departamento de la elecciOn del vendedor de condado sera responsable de conducir el
recuento manual post-election requerido por Section 127.201 del cOdigo de la eleccion de Tejas a
menos que una renuncia sea concedida por la secretaria del estado La notificaciOn y las copias
del recuento, si se niega la renuncia, seran proporcionadas a cada autoridad que participa y a la
secretaria de la oficina del estado
IX. COSTOS DE LA ELECCION Y ASIGNACION DE COSTES
Las autoridades que participan acuerdan compartir los costes de administrar Ia elecciOn
comun La asignacion de costes, a menos que este indicada especificamente de otra manera, se
acuerda mutuamente para ser compartida segun un formula que se base en el coste por lugar de
Ia interrogaciOn Los costes para los lugares de la interrogaciOn compartidos por todas las
subdivisiones politicas, y seran divididos igualmente entre los participantes que utilizan ese lugar
de la interrogaciOn
Se conviene que la tarifa de alquiler normal cargada para el equipo de votaciOn del condado
usado el dia de elecciOn sera dividida igualmente entre los participantes que utilizan cada
localizacion de la interrogaciOn
Los costes para temprano votar por aspecto personal seran divididos por todas las subdivisiones
politicas como sigue El coste total de las 10 localizaciones sera dividido por todas las
subdivisiones politicas que celebran elecciones el 12 de mayo de 2007 El coste sera basado en
votantes registrados.
X. RETIRO del CONTRATO DEBIDO a la CANCELACION de la ELECCION
La subdivisiOn politica puede retirarse de este acuerdo y de la elecciOn comun si cancela su
eleccion de acuerdo con las secciones 2 051 - 2 053 del cOdigo de Ia elecciOn de Tejas, o el se
gobierna mas adelante que Ia eleccion no es necesaria La subdivisiOn politica es completamente
obligada para cualquier costo
incurrido en por Brazoria County a nombre de la subdivision politica. Cualquier dinero depositado
con el condado por Ia autoridad que se retira sera consolidado, menos los costos ya mencionados
XI EXPEDIENTES DE LA ELECCION
Designan al vendedor de condado por este medio guardian general de las balotas votadas
y de todos los expedientes de la eleccion comun segun to autorizado por Section 271 010 del
codigo de la elecciOn de Tejas
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El acceso a los expedientes de la elecciOn estara disponible para cada autoridad que
participa tan bien como para el publico de acuerdo con las provisiones aplicables del cOdigo de la
eleccion de Tejas y del acto publico de la informaciOn de Tejas. Los expedientes de Ia elecciOn
seran almacenados en las oficinas del vendedor de condado o en una facilidad alterna usada para
el almacenaje de los expedientes del condado El departamento de Ia elecciOn del vendedor de
condado se asegurara de que los expedientes esten mantenidos de una manera ordenada de
modo que los expedientes sean claramente identificables y recuperables.
Los expedientes de la elecciOn seran conservados y dispuestos de acuerdo con las
provisiones de Ia secciOn 66 058 del cOdigo de la elecciOn de Tejas. Si los expedientes de la
elecciOn estan implicados en cualquier competencia pendiente de Ia elecciOn, investigaciOn, pleito,
o solicitud de registro abierta, el vendedor de condado mantendra los expedientes hasta la
resoluciOn final o hasta el juicio final, cualquiera es aplicable Es Ia responsabilidad de cada
autoridad que participa traer a la atenciOn del vendedor de condado cualquier aviso de Ia
competencia pendiente de la elecciOn, investigaciOn, pleito o abrir la solicitud de registro que
puede ser archivada con la autoridad que participa.
XII RECUENTOS
Un recuento se puede obtener en la manera prevista por Title 13 del cOdigo de Ia elecciOn
de Tejas. La subdivisiOn politica conviene que cualquier recuento ocurrira en las oficinas del
vendedor de condado, y que el vendedor de condado servira como supervisor del recuento y el
funcionario o el empleado de Ia subdivisiOn politica que realiza los deberes de una secretaria bajo
cOdigo de la elecciOn de Tejas servira como coordinador del recuento
El departamento de la elecciOn del vendedor de condado acuerda proporcionar servicios
consultivos al districto cuanto sea necesario para conducir un recuento apropiado, y el coste del
recuento depende del tamano de la elecciOn y del numero de los recintos que se contaran de
nuevo
XIII PROVISIONES MISCELANEAS
1 Se entiende que para el grado el espacio esta disponible, otros districtos y las
subdivisiones politicas pueden desear participar en el use del equipo de Ia elecciOn del condado y
de los lugares de la interrogacion, y se conviene que el vendedor de condado puede contraer con
tales otros districtos o subdivisiones politicas para tales propOsitos y que en tal acontecimiento
puede haber un ajuste de la parte pra rata que se pagara al condado por las autoridades que
participan
2 El vendedor de condado las copias de archivo de este documento con el tesorero del
condado de Brazoria y del interventor del condado de Brazoria de acuerdo con la secciOn 31 099
del cOdigo de la elecciOn de Tejas.
3 En caso que la demanda legal se archive que disputa la elecciOn de la subdivision
politica bajo titulo 14 del codigo de la elecciOn de Tejas, la subdivisiOn politica elegira y
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proporcionara, en su propio costo, a los consejos legales para el condado, al vendedor de
condado, y a personal adicional de la elecciOn cuanto sea necesario
4 Nada en este contrato evita que cualquier partido tome Ia demanda legal apropiada
contra el cualquier otro partido y/o el otro personal de la elecciOn para una abertura de este
contrato o una violaciOn del codigo de la elecciOn de Tejas.
5 Los partidos convienen que bajo la constituciOn y !eyes del estado de Tejas, ni el
condado de Brazoria ni la subdivisiOn politica puede entrar en un acuerdo por el que cualquier
parte acuerde indemnizar o Ilevar a cabo inofensivo otro partido, por lo tanto, todas las referencias
de la clase, si Ia hay, a la indemnizaciOn o a sostener o a ahorrar inofensivo por cualquier razOn se
suprimen por este medio
6 Este acuerdo sera interpretado bajo y de acuerdo con !eyes del estado de Tejas, y todas
las obligaciones de los partidos creados abajo son performable en el condado de Brazoria, Tejas
7 En caso de uno mas de las provisiones contenidas en este acuerdo por cualquier razOn
sera sostenido para ser invalido, ilegal, o inaplicable en ningun respecto, tal invalidez, ilegalidad, o
unenforceability no afectara ninguna otra disposiciOn de esto y este acuerdo sera interpretado
como si tal disposiciOn invalida, ilegal, o inaplicable nunca no hubiera sido contenida adjunto
8 Todos los partidos se conformaran con todos los !eyes, ordenanzas, y codigos aplicables
del estado de Tejas, de todos los gobiernos locales, y de cualquier otra entidad con la jurisdicciOn
local
9 La renuncia por ningun partido de una abertura de ninguna disposiciOn de este acuerdo
no funcionara como ni sera interpretada como renuncia de cualquier abertura subsecuente
10 Cualquier enmienda de este acuerdo estara de ningun efecto a menos que en la
escritura y firmado por todos los partidos a esto
XIV VALORACIONES DE COSTES Y DEPOSITO DE FONDOS
Se estima que Ia obligaciOn de la subdivisiOn politica de conformidad con este acuerdo sera
$8.281.27 La subdivision politica acuerda pagar al condado de Brazoria un depOsito de
$4 140 63, que es aproximadamente cincuenta (50) por ciento de Ia obligacion estimada total de Ia
subdivision politica al condado segun los terminos de este acuerdo Este deposito sera pagado al
condado de Brazoria en el plazo de 10 dias despues del plazo final de la limadura del candidato
El plazo final de la limadura del candidato es el 12 de marzo de 2007 Por lo tanto, el depOsito es
debido antes del 22 de marzo de 2007 La cantidad exacta de la subdivisiOn politica
la obligaciOn de conformidad con este acuerdo sera calculada despues de Ia eleccion del 12 de
mayo de 2007 y si Ia cantidad de la obligaciOn de la subdivision politica excede la cantidad
depositada, la subdivisiOn politica pagara al condado de Brazoria el equilibrio debido dentro de
treinta (30) dias despues del recibo de Ia factura final del departamento de la elecciOn del
vendedor de condado Sin embargo, si la cantidad de Ia obligaciOn de la subdivisiOn politica es
menos que Ia cantidad depositada, el condado de Brazoria consolidara a la subdivision politica
que exceso de la cantidad pago dentro de treinta (30) dias despues de costes finales
se calculan
8
EN TESTIMONIO DE ESTO, este acuerdo, sus originales multiples todas de Ia fuerza igual, se ha
ejecutado a nombre de los partidos a esto como�siig,�ue, a-ingenio
(1) Tiene en el dia del oZ-1 del 1-6' \ , 2007 ejecutado a nombre del condado de
Brazoria or p el vendedor de condado conforme al codigo de la elecciOn de Tejas que autoriza tan,
(2) Tiene en el dia de 5 de marzo, 2007 ejecutado a nombre del politico
Subdivision de su oficial de presidencia o representante autorizado, conforme a una acciOn de Ia
subdivision politica que autoriza tan,
CONDADO DE BRAZORIA
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ATESTIGUE SUBDIVISION POLITICA
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9
Report: RPT CCA001 CustCopy ACE OF q. Page 1 of 1
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Joyce G. Hudman County Clerk , /(pll 111 E. Locust
G S,-.-A ot� Angleton, Tx 77515
'OF (979)864-1355
BRAZORIA COUNTY
CLERK DEPARTMENT
RECEIPT
Receipt Number: 168335 Receipt Date: DepositDate:
04/05/2007 04/05/2007
Receipt Type: Elections Payment Type: I Check Nbr Money Order Amount
Case Nbr: Check 1 124136 $4,140 63
Case Nbr 2• $0 00
$0 00
Amount: $4,140 63
Received From: City of Pearland
Address: P 0 Box 2719
Pearland Tx 77588-2719
Description::, Fee ,Type: Amount:
Deposit for May Election Contract Copies $4,140 63
Total Fees Paid $4,140 63
Receipt Voided No
Customer Copy
) E C C T E
0 2007
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